Office 2000通过提供方便的自定义设置和首选项使Office适应特定环境的任务更为容易。Mic rosoft Office Profile Wizard是一个独立的工具，它可以捕获Office应用程序的所有首选项和设置。那些设置可以进行备份以便在新用户机器中恢复，或者在整个公司内容传播。Microsoft Cust om Installation Wizard替代了Office 97和95 Network Installat ion Wizard，允许管理员在个人、部门或公司级别上创建自定义的安装。IT管理员可以在功能级的基础上定义安装状态——立即安装、在首次使用时安装、从服务器上运行和不安装，以及自定义其他的标准Office 安装。

　　Office 2000使用新的Microsoft Windows Installer技术跟踪那些安装状态，并且作为关键的程序组件的调度程序。当端用户在他们的机器上设置Office 2000时，他们将得益于该程序的“智能安装”，它可以根据现存的Office 设置和可用的机器资源来决定最佳的安装。

　　Office 2000也展示了迁移首选项设置和从前一版本完全删除文件上的改进。当不大可能的事件，如端用户在没有完成安装之前必须放弃安装时，Office 2000的“自动恢复”功能将会彻底“撤消”安装，将系统恢复到安装前的状态。Office 2000支持浏览用户配置文件和采取特殊措施来适应Windows“终端服务器”。

　　管理和维护 旨在最大程度地减少端用户的故障时间和办公成本，Office 2000特写了自修复的应用程序。所有根本性文件和注册表项都在重新启动和重新安装时通过后台进行检查，如果这些文件和表项丢失或损坏。从“帮助”菜单可用的“检测与修复”项启动类似的非关键性文件的状态检查，如字体和模板。可自定义的“警示”允许管理员使用公司特有的信息来补充警示对话框，通过插入指向现存的公司Intranet信息或帮助站点。

　　Office 2000文件格式与Office 97兼容，使得在运行不同版本的用户之间交换二进制Offi ce文档很容易。Office 97不需要转换就能够打开任何的Office 2000文件。但是， Office 2000中可用的特定格式选项并不能通行，因为Office 97不识别这些功能。唯一的例外是，Access由于新支持Unicode(前一版本的Access不支持此文件格式)。Access 2000可以向下保存为Access 97。

　　Office XP的安装界面更加漂亮，Office XP的安装过程更加智能化，给用户更大的自由度和灵活性，软件的可定制能力明显增强。安装程序对于系统的 依赖性明显弱化，无需重启即可完成安装过程便说明了这一点。而且智能安装功能可以在安装过程开始时检测用户已经在硬盘上安装了哪些Office应用程序，并将Office XP的相应部分安装。

　　Office XP的界面去掉了以往版本中一些令人不舒服的部分，整体上给人以清凉舒适的感觉。首先是“水色”的风格设计。这种精心设计的界面，带给操作者以身临大自然般的宁静与随意，从心理上令人感到轻松，无形中为使用者减轻了工作带来的压力。其次是缺省模式隐藏“Office助手”。这个形如“曲别针”的小东西曾经带给微软几多欢喜几多忧。在以往的版本中它被设置为默认显示，每次启动时不请自来，现在清静多了，可以少一份“牵挂”。这种视觉上的改进还表现在字距、背景色和前景色等方面，感觉比以往的版本好了许多。从视觉上的第一效果来看，微软在美化界面方面下的工夫的确很有效，原来的用户不会感到十分陌生，新用户也不会无所适从，增加了软件的亲和力。